Planen Sie Ihr nächstes Jira-Release visuell mit Mind Map Studio

Ein Jira-Release kann eine gut organisierte Vorgangsliste enthalten und dennoch Fragen im Team offenlassen.

Was ändert dieses Release für Kunden? Welche Arbeiten gehören zusammen? Was sollten wir vor dem Start testen? Und was muss nach Abschluss der Entwicklung geschehen, damit alles in die Produktion gelangt?

Die Vorgangsliste ist der Ausgangspunkt für diese Gespräche. Eine Mindmap bietet einen weiteren Zugang: Verwandte Arbeiten gruppieren, Planungsfragen beim jeweiligen Bereich festhalten und den Umfang gemeinsam mit dem Team durchgehen.

In diesem Leitfaden begleiten wir ein fiktives Team, das ein Kundenportal-Release vorbereitet. Mit Mind Map Studio übernehmen wir die Jira-Vorgänge des Releases in eine Mindmap, strukturieren den Umfang und erstellen einen gemeinsamen Ablaufplan für das Release.

Diesen Ansatz können Sie für Ihr nächstes Release übernehmen und mit wenigen Vorgängen und einer kurzen Checkliste beginnen.

Mit einem anstehenden Release in Jira beginnen

Unser Beispielteam bereitet eine Aktualisierung des Kundenportals mit drei Arbeitsbereichen vor:

• Anmeldung: verständlichere Anweisungen zum Zurücksetzen des Passworts und eine verbesserte Meldung für abgelaufene Links.
• Benachrichtigungen: neue E-Mail-Einstellungen und eine Korrektur für doppelte Benachrichtigungen.
• Abrechnung: eine Korrektur der auf Rechnungen angezeigten Rechnungsadresse.

Das Team hat bereits eine unveröffentlichte Version in Jira angelegt und die entsprechenden Vorgänge über „Fix versions“ zugewiesen.

Diese Vorbereitung ist wichtig. Der Bereich „Jira releases“ von Mind Map Studio listet Versionen des aktuellen Jira-Projekts mit ihrem Veröffentlichungsstatus auf und zeigt die zugewiesenen Vorgänge. Erstellen Sie die Version und verwalten Sie ihre Vorgangszuweisungen in Jira, bevor Sie diese Arbeiten über den Bereich planen.

Für diese Anleitung benötigen Sie die Berechtigung, das Projekt und seine Vorgänge anzusehen, sowie eine Mindmap, die Sie bearbeiten können.

Öffnen Sie die Mindmap, wählen Sie im Kopfbereich „Jira releases“ und suchen Sie die unveröffentlichte Version, die Sie besprechen möchten. Der Abschnitt „Attached issues“ zeigt die Arbeiten, die dieser Version in Jira bereits zugewiesen sind.

Sind dem Release keine Vorgänge zugewiesen, prüfen Sie das Feld „Fix versions“ bei den erwarteten Vorgängen. Auch ein leeres Release kann einen Ablaufplan haben; es gibt dann aber noch keine zugewiesenen Vorgänge, die Sie in die Mindmap übernehmen könnten.

Geben Sie dem Release eine Struktur für die gemeinsame Besprechung

Beginnen Sie mit einem zentralen Thema, das das Release eindeutig benennt:

Kundenportal — Oktober-Release

Fügen Sie darunter drei Zweige hinzu:

• Anmeldung und Kontozugriff
• Benachrichtigungseinstellungen
• Korrekte Abrechnung

Diese Zweige beschreiben die Änderungen so, dass das Team sie mit Support, Produktmanagement und Entwicklung besprechen kann.

Wählen Sie Gruppierungen, die zu Ihrem Release passen. Kundenbezogene Änderungen lassen sich möglicherweise nach Bereichen der Benutzererfahrung ordnen. Ein Infrastruktur-Release lässt sich vielleicht besser nach Dienst oder System prüfen. Für ein kleineres Release reichen unter Umständen zwei Zweige.

Die hilfreiche Frage lautet: Würde diese Anordnung dabei helfen, zu erklären, was wir ausliefern?

In unserem Kundenportalbeispiel verdeutlicht die gemeinsame Gruppierung der Vorgänge zum Zurücksetzen des Passworts deren Zweck. Werden auch die Benachrichtigungsänderungen zusammengehalten, kann das Team die neuen Einstellungen zusammen mit der Korrektur doppelter E-Mails besprechen.

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Zugewiesene Jira-Vorgänge in die Mindmap übernehmen

Wählen Sie den Zweig, der einen Vorgang enthalten soll. Suchen Sie im Bereich „Jira releases“ unter „Attached issues“ nach dem Vorgang, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und wählen Sie seine Plus-Schaltfläche.

Mind Map Studio fügt eine untergeordnete Karte mit Jira-Schlüssel und Zusammenfassung hinzu. Sie können einen Vorgang auch aus dem Release-Bereich auf die Arbeitsfläche ziehen und nahe dem vorgesehenen übergeordneten Thema ablegen.

Wiederholen Sie dies für die übrigen Vorgänge, bis das Release eine hilfreiche visuelle Struktur hat.

Das Hinzufügen eines Vorgangs zur Mindmap ändert ausschließlich die Mindmap. Es ändert weder „Fix versions“ noch den Vorgang selbst und erstellt auch keine Jira-Vorgangsverknüpfung. Ihre visuellen Gruppierungen können daher die Release-Besprechung unterstützen, ohne die Arbeitszuweisungen in Jira zu verändern.

Den Umfang anhand der Mindmap prüfen

Sobald die Vorgänge angeordnet sind, gehen Sie die Mindmap mit dem Team durch.

Beginnen Sie mit einer einfachen Frage:

Zeigt dies alles, was wir ausliefern möchten?

Prüfen Sie jeweils einen Zweig. In unserem Beispiel enthält der Anmeldezweig zwei Änderungen, doch im Gespräch taucht ein weiterer Punkt auf: Die Support-Anleitung zum Zurücksetzen des Passworts muss möglicherweise aktualisiert werden.

Fügen Sie neben diesen Arbeiten ein Planungsthema hinzu:

Prüfen, ob die Support-Anleitung aktualisiert werden muss.

Das kann zunächst eine Frage bleiben, während das Team nachforscht. Entscheidet das Team, dass dafür nachzuverfolgende Umsetzungsarbeit erforderlich ist, erstellen Sie diese und weisen Sie sie über den passenden Jira-Workflow.

Fragen nahe am jeweiligen Zweig zu halten, bewahrt ihren Zusammenhang. Wer die Anmeldeänderungen prüft, erkennt, warum die Support-Anleitung zur Sprache kam.

Nach Prüfungen suchen, die mehrere Tickets betreffen

Fragen Sie als Nächstes:

Welche Änderungen sollten wir gemeinsam überprüfen?

Der Benachrichtigungszweig enthält eine neue Einstellungsansicht und eine Korrektur doppelter E-Mails. Jeder Vorgang kann eigene Abnahmekriterien haben, doch das Release-Gespräch sollte auch das Zusammenspiel berücksichtigen.

Zum Beispiel:

• Verhindert das Deaktivieren einer Benachrichtigung die entsprechende E-Mail?
• Stellt das erneute Aktivieren das erwartete Verhalten wieder her?
• Erhält der Kunde bei aktivierter Benachrichtigung nur eine E-Mail?

Dies sind Beispielfragen für unser fiktives Produkt. Ihre Prüfungen sollten sich nach dem Verhalten richten, das Ihr Release tatsächlich verändert.

Die Mindmap unterstützt das Gespräch, indem sie verwandte Arbeiten zusammenführt. Das Team muss weiterhin entscheiden, was zu testen ist, und die Ergebnisse im üblichen Testprozess dokumentieren.

Offene Fragen konkret formulieren

Ein Thema namens „Bedenken zur Abrechnung“ bietet dem Team wenig Handlungsorientierung.

Eine hilfreichere Frage lautet:

Wirkt sich die Adresskorrektur auf bereits erstellte Rechnungen aus?

Diese Formulierung benennt die Unklarheit und erleichtert es, die richtige Person für die Antwort zu finden.

Gehen Sie vor Abschluss der Prüfung die offenen Fragen durch und vereinbaren Sie, wer sie weiterverfolgt. Ein visueller Plan wird dann nützlich, wenn aus dem Gespräch klare nächste Schritte entstehen.

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Einen gemeinsamen Release-Ablaufplan erstellen

Den Umfang zu verstehen ist ein Teil der Release-Planung. Den Tag der Veröffentlichung zu koordinieren ist ein weiterer.

Öffnen Sie für die Version im Bereich „Jira releases“ den Eintrag „Deploy Notes & Checklist“. Hier können Sie eine geordnete Checkliste mit Bereitstellungsschritten erstellen.

Der Ablaufplan gehört zu diesem Jira-Projekt und Release. So können alle, die am selben Release arbeiten, derselben gespeicherten Reihenfolge folgen.

Geben Sie einen Schritt ein und drücken Sie dann die Eingabetaste oder wählen Sie die Schaltfläche zum Hinzufügen. Fahren Sie fort, bis die Liste alle Aktivitäten abdeckt, die Ihr Team koordinieren muss.

Für unser Kundenportal-Release könnte ein erster Entwurf so aussehen:

Betrachten Sie dies als Ausgangspunkt. Die richtige Reihenfolge hängt von Ihrem System, Ihrem Bereitstellungsprozess und dem Release-Risiko ab.

Manche Teams benötigen ausdrückliche Schritte für Sicherungen, Freigaben oder Wartungsmitteilungen. Bei anderen läuft die Bereitstellung automatisiert ab und der Ablaufplan koordiniert hauptsächlich Prüfung und Kommunikation.

Schritte so schreiben, dass sie sicher ausgeführt werden können

„Alles prüfen“ lässt sich schwer einheitlich abschließen.

„Prüfen, ob ein Kunde eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts anfordern und den Link erfolgreich verwenden kann“ gibt der prüfenden Person eine konkrete Handlung vor.

Wenden Sie dieses Prinzip im gesamten Ablaufplan an:

• Benennen Sie die Handlung.
• Geben Sie die relevante Funktion oder das System an.
• Machen Sie das erwartete Ergebnis deutlich, wo es hilfreich ist.

Halten Sie die Checkliste lesbar. Ausführliche Betriebsverfahren können in der etablierten Teamdokumentation bleiben; der Ablaufplan sollte die Reihenfolge des Releases leicht nachvollziehbar machen.

In Mind Map Studio können Sie Schritte nach oben oder unten verschieben, löschen und als erledigt markieren. Die Anzahl abgeschlossener Schritte und der Fortschrittsbalken zeigen, wie viel vom Ablaufplan erledigt ist.

Dieser Fortschritt bezieht sich auf den Ablaufplan. Das Abschließen eines Schritts ändert weder den Status eines Jira-Vorgangs noch markiert es die Jira-Version als veröffentlicht.

Den Plan mit Jira abstimmen

Der Release-Umfang kann sich nach der ersten Planungssitzung ändern.

Ein Vorgang kann in eine spätere Version verschoben werden. Nach Tests kann eine Korrektur hinzukommen. Das Team kann eine Umsetzung so ändern, dass eine weitere Prüfung in der Produktion nötig wird.

Wenn sich Versionen oder Vorgangszuweisungen in Jira ändern, wählen Sie „Refresh Jira releases“, um die aktuellen Versionen und ihre zugewiesenen Vorgänge abzurufen.

Prüfen Sie anschließend Mindmap und Ablaufplan anhand des aktualisierten Umfangs. Kontrollieren Sie, ob Ihr visueller Plan das Release weiterhin abbildet und die Bereitstellungsschritte noch sinnvoll sind.

Auf das Aktualisieren der Release-Liste sollte eine Planungsprüfung folgen; gehen Sie nicht davon aus, dass dadurch alle Teile Ihrer bestehenden Mindmap abgeglichen wurden.

Halten Sie diese Zuständigkeiten klar auseinander:

Das hilft auch, wenn etwas zu fehlen scheint. Fehlt ein Vorgang unter „Attached issues“, prüfen Sie seine Release-Zuweisung in Jira und aktualisieren Sie anschließend den Bereich.

Drei häufige Planungsfehler vermeiden

Die Mindmap für eine gemeinsame Prüfung zu detailliert gestalten

Wenn jeder Zweig lange Notizen und kleine Umsetzungsdetails enthält, wird das gesamte Release schwerer verständlich.

Beginnen Sie mit den Hauptbereichen des Releases und den relevanten Jira-Vorgängen. Ergänzen Sie unterstützende Themen, wenn sie eine Planungsfrage beantworten helfen. Die detaillierten Anforderungen bleiben in den Jira-Vorgängen.

Prüfschritte vage lassen

„Anmeldung testen“ kann für verschiedene Personen Unterschiedliches bedeuten.

Benennen Sie das durch das Release veränderte Verhalten. In unserem Beispiel verdienen Anfragen zum Zurücksetzen des Passworts und abgelaufene Links konkrete Prüfungen, weil genau diese Abläufe aktualisiert werden.

Eine abgeschlossene Checkliste als Beweis für den Release-Erfolg behandeln

Ein abgeschlossener Ablaufplan dokumentiert, dass seine Schritte abgehakt wurden. Ihr Team benötigt weiterhin angemessene Testergebnisse, Beobachtungen aus der Produktion und eine Entscheidung über das Release-Ergebnis.

Vereinbaren Sie, welche Nachweise nötig sind, bevor Prüfschritte abgeschlossen werden, und folgen Sie Ihrem üblichen Prozess zur Aktualisierung des Releases in Jira.

Probieren Sie es mit Ihrem nächsten Jira-Release aus

Wählen Sie ein anstehendes Release mit einer überschaubaren Anzahl von Vorgängen.

Öffnen Sie eine Mindmap in Mind Map Studio, suchen Sie die Version unter „Jira releases“ und ordnen Sie ihre zugewiesenen Vorgänge in einige aussagekräftige Zweige ein. Nutzen Sie diese Übersicht, um den Umfang zu besprechen und offene Fragen zu erkennen. Öffnen Sie anschließend „Deploy Notes & Checklist“ und notieren Sie die Reihenfolge, der Ihr Team am Veröffentlichungstag folgen wird.

Für das Kundenportal-Team entstehen so zwei hilfreiche Ansichten desselben Releases: eine Mindmap, die die Änderungen erklärt, und eine Checkliste, die Start und Prüfung koordiniert.

Beginnen Sie mit diesem kleinen Ergebnis. Ihr nächstes Release-Meeting bietet die Gelegenheit herauszufinden, welche Gruppierungen, Fragen und Prüfungen Ihrem Team am meisten helfen.

Probieren Sie Mind Map Studio für Ihr nächstes Jira-Release aus und erstellen Sie einen visuellen Plan, den Ihr Team gemeinsam durchgehen kann.