Von einer vagen Funktionsanfrage zu einem klaren Umsetzungsplan
Verfolgen Sie ein Onboarding-Beispiel von einer offenen Frage bis zu einer kleinen, überprüfbaren Verbesserung – mit einer Mindmap, die wächst, während die Entscheidungen konkreter werden.
Jemand sagt: „Wir müssen das Onboarding einfacher machen.“
Alle stimmen zu. Dann kommen die Vorschläge: eine Checkliste ergänzen, die Einrichtung verkürzen, verständlichere Anleitungen schreiben, eine Willkommensmail senden.
Schon bald gibt es genug Ideen für einen ganzen Sprint. Weniger klar ist, welches Problem das Team eigentlich lösen möchte.
Jetzt ist ein guter Zeitpunkt für eine Mindmap. Sie gibt dem Team Raum, die Anfrage zu untersuchen, Ideen zu verknüpfen und unbeantwortete Fragen sichtbar zu halten, bevor es entscheidet, was umgesetzt wird.
In diesem Leitfaden begleiten wir ein fiktives Team, das an einem Produkt mit gemeinsamen Arbeitsbereichen arbeitet. Neue Kunden erstellen ein Konto, richten einen Arbeitsbereich ein und laden ihre Teammitglieder ein. Das Team soll diesen Einstieg verbessern.
Wir führen die Anfrage von einer offenen Diskussion zu einem kleinen, klar beschriebenen Arbeitsauftrag in Jira. Dasselbe Vorgehen funktioniert mit jedem Mindmapping-Werkzeug.
1. Beginnen Sie mit der Anfrage, ohne sie schon als Lösung zu betrachten
„Das Onboarding einfacher machen“ beschreibt eine Absicht. Daraus geht noch nicht hervor, wo Menschen Schwierigkeiten haben oder was sich ändern sollte.
Das Team setzt „Onboarding verbessern“ in die Mitte seiner Mindmap und ergänzt vier Zweige:
- Konto erstellen
- Arbeitsbereich einrichten
- Teammitglieder einladen
- Gemeinsam den ersten sinnvollen Schritt machen
So bekommt das Gespräch eine Struktur. Statt „Onboarding“ als ein einziges großes Problem zu diskutieren, können alle auf einen konkreten Teil des Ablaufs zeigen.
Das Team ergänzt an den passenden Zweigen, was es bisher weiß. In unserem fiktiven Beispiel hat der Support Fragen dazu erhalten, wo man Kollegen einladen kann. Bei einem Nutzungstest sucht ein neuer Arbeitsbereichsinhaber auf der Startseite nach einer Einladungsmöglichkeit. Die Funktion existiert, befindet sich aber in den Einstellungen des Arbeitsbereichs.
Diese Beobachtungen liefern einen Ansatzpunkt für die Untersuchung. Sie belegen nicht, dass der gesamte Onboarding-Ablauf neu gestaltet werden muss.
Das Team lässt die anderen Zweige auf der Mindmap stehen und konzentriert sich auf „Teammitglieder einladen“.
2. Trennen Sie Wissen von Vermutungen
Eine Erklärung klingt schnell wie eine Tatsache, sobald jemand sie selbstbewusst vorträgt.
„Die Leute laden ihre Kollegen nicht ein, weil der Einladungsprozess zu kompliziert ist.“
Vielleicht. Aber fällt es ihnen schwer, das Einladungsformular zu finden, es auszufüllen oder zu verstehen, warum sie jetzt schon jemanden einladen sollten? Das sind unterschiedliche Probleme.
Unter dem Einladungszweig legt das Team drei Gruppen an.
Beobachtet
- Der Support hat Fragen dazu erhalten, wo man Teammitglieder einladen kann.
- Ein Arbeitsbereichsinhaber hat auf der Startseite nach Einladungen gesucht.
- Die bisherige Einladungsmöglichkeit befindet sich in den Einstellungen des Arbeitsbereichs.
Angenommen
- Ein besser sichtbarer Einstieg würde helfen, die Funktion zu finden.
- Manche Inhaber erkennen möglicherweise nicht, dass das Einladen von Teammitgliedern ein sinnvoller nächster Schritt ist.
Noch unklar
- Können die Inhaber das bestehende Formular ausfüllen, sobald sie es gefunden haben?
- Verstehen die Empfänger einer Einladung, was als Nächstes zu tun ist?
Die Bezeichnungen sind wichtiger als die optische Gestaltung. Wer die Mindmap betrachtet, sollte eine Beobachtung von einer möglichen Erklärung unterscheiden können.
Bevor es eine Lösung auswählt, bittet das Team einige neue Arbeitsbereichsinhaber, einen Kollegen einzuladen. Es beobachtet, wo sie suchen, und fragt nach ihren Erwartungen, ohne ihnen vorher die Einladungsmöglichkeit zu zeigen.
In diesem Beispiel deuten die Nutzungstests darauf hin, dass das Finden des Formulars das unmittelbare Hindernis ist. Sobald den Inhabern der Einstieg gezeigt wird, können sie das Formular ausfüllen. Die Erfahrung der Einladungsempfänger muss noch gesondert untersucht werden.
Das Team kann nun ein enger umrissenes Problem beschreiben:
“Neue Arbeitsbereichsinhaber finden nicht ohne Weiteres heraus, wo sie ihre Teammitglieder einladen können.”
Das ist konkret genug, um die nächste Diskussion zu leiten. Außerdem kann das Team nach einer Änderung auf diese Aussage zurückkommen.
3. Untersuchen Sie mehrere Ansätze für dasselbe Problem
Mit einem klareren Problem vor Augen kehrt das Team zu möglichen Verbesserungen zurück. Es ergänzt drei Optionen auf der Mindmap:
- Eine Aktion „Teammitglieder einladen“ auf der Startseite des Arbeitsbereichs platzieren.
- Einen Einladungsschritt in die Ersteinrichtung aufnehmen.
- Eine spätere E-Mail senden, die erklärt, wie man Kollegen einlädt.
Jede Option könnte helfen, erreicht den Inhaber aber zu einem anderen Zeitpunkt.
Die Aktion auf der Startseite wäre verfügbar, wenn jemand in seinen Arbeitsbereich zurückkehrt. Ein Einrichtungsschritt würde früh auf Einladungen hinweisen, aber manche Inhaber wären vielleicht noch nicht bereit, andere einzuladen. Eine E-Mail könnte als Erinnerung dienen, allerdings müsste der Inhaber trotzdem zum Produkt zurückkehren.
Neben jede Option schreibt das Team eine kurze Notiz dazu, wobei sie helfen soll. So bleibt die Diskussion am Problem orientiert und wird nicht zur Abstimmung über die Lieblingsfunktion der Beteiligten.
Sie müssen nicht jede denkbare Lösung abbilden. Beginnen Sie mit einigen plausiblen Ansätzen und fragen Sie:
- Geht dieser Ansatz auf die beobachtete Schwierigkeit ein?
- Hilft er in dem Moment, in dem der Inhaber Unterstützung braucht?
- Was müssten wir noch lernen oder ändern, damit er funktioniert?
Eine nützliche Mindmap erleichtert die Diskussion dieser Entscheidungen. Mehr Zweige sind nicht automatisch besser.
4. Wählen Sie einen sinnvollen ersten Schritt
Das Team beschließt, eine gut sichtbare Einladungsaktion auf der Startseite des Arbeitsbereichs zu testen.
Warum diese Option? Sie setzt genau dort an, wo die Inhaber gesucht haben, und das Team kann das bestehende Einladungsformular verwenden. Außerdem bleibt die Aktion für Inhaber verfügbar, die erst später Kollegen einladen möchten.
Das ist ein Ausgangspunkt, keine Behauptung, dass damit jedes Onboarding-Problem gelöst sei.
Das Team ergänzt den ausgewählten Zweig um den vereinbarten Umfang und hält die zurückgestellten Ideen sowie die offene Untersuchung neben dem Plan fest:
Teil dieser Verbesserung
- Eine klar beschriftete Einladungsaktion auf der Startseite des Arbeitsbereichs ergänzen.
- Über diese Aktion das bestehende Einladungsformular öffnen.
- Die bestehenden Einladungsberechtigungen und das Versandverhalten beibehalten.
Später
- Prüfen, ob ein Einladungsschritt in die Ersteinrichtung gehört.
- Prüfen, ob eine spätere Erinnerung sinnvoll wäre.
Noch zu untersuchen
- Das Empfangen und Annehmen einer Einladung prüfen.
Wenn diese Gruppen sichtbar bleiben, werden bereits getroffene Entscheidungen seltener wieder aufgerollt. Die E-Mail-Idee ist nicht verschwunden. Die Erfahrung der Empfänger wurde nicht vergessen. Beides gehört nur nicht zu dieser ersten Verbesserung.
An dieser Stelle stimmt sich das Team auch mit den Personen ab, die die Änderung umsetzen werden. Ein bestehendes Formular wiederzuverwenden klingt einfach, doch es kann Einschränkungen geben, die das Vorgehen beeinflussen. Diese sollte man kennen, bevor der Umfang als beschlossen gilt.
5. Beschreiben Sie, was jemand tun können soll
„Eine Einladungsschaltfläche hinzufügen“ beschreibt eine Änderung an der Oberfläche. Es sagt weniger darüber aus, welche Nutzungserfahrung das Team schaffen möchte.
Eine hilfreichere Frage lautet:
“Was soll ein Arbeitsbereichsinhaber tun können, wenn diese Verbesserung fertig ist?”
Das Team vereinbart eine kurze Liste von Prüfpunkten:
- Ein Inhaber mit der Berechtigung, Teammitglieder einzuladen, findet auf der Startseite des Arbeitsbereichs die Aktion „Teammitglieder einladen“.
- Durch Auswahl der Aktion öffnet sich das bestehende Einladungsformular für den aktuellen Arbeitsbereich.
- Der Inhaber kann die Einladung über den bestehenden Ablauf abschließen.
- Eine Person ohne Einladungsberechtigung erhält durch die neue Aktion keinen Zugriff.
- Die Aktion ist auf den vom Produkt unterstützten Bildschirmgrößen nutzbar und mit der Tastatur erreichbar.
Das sind Akzeptanzkriterien: beobachtbare Bedingungen, anhand derer das Team seine Arbeit prüfen kann. Sie müssen nicht wie eine technische Spezifikation klingen.
Außerdem gilt es, zwei Fragen auseinanderzuhalten. „Haben wir die vereinbarte Änderung geliefert?“ lässt sich durch diese Prüfpunkte beantworten. „Sind Einladungen durch die Änderung leichter zu finden?“ erfordert Beobachtungen bei der Nutzung.
Eine Schaltfläche kann genau wie vorgesehen funktionieren und trotzdem übersehen werden.
6. Übertragen Sie die vereinbarte Arbeit nach Jira
Die Mindmap hat dem Team geholfen, die Anfrage zu untersuchen und eine Entscheidung zu treffen. Jetzt kann aus der ausgewählten Verbesserung eine Aufgabe werden, die jemand übernimmt.
Das Team erstellt ein Jira-Ticket für das vereinbarte Ergebnis. Es erstellt nicht für jeden Zweig der Mindmap ein Ticket.
Das Ticket könnte Folgendes enthalten:
Titel: Teameinladungen von der Startseite des Arbeitsbereichs aus zugänglich machen
Warum das wichtig ist: Neue Arbeitsbereichsinhaber hatten Schwierigkeiten, die Einladungsmöglichkeit in den Einstellungen zu finden. Sie sollen eine Einladung von der Startseite aus beginnen können, wo sie bereits danach suchen.
Umfang: Eine Aktion „Teammitglieder einladen“ ergänzen, die das bestehende Einladungsformular für den aktuellen Arbeitsbereich öffnet. Die bisherigen Berechtigungsregeln und das Einladungsverhalten bleiben erhalten.
Nicht enthalten: Ein neuer Einrichtungsablauf, Erinnerungs-E-Mails oder Änderungen beim Annehmen einer Einladung.
Akzeptanzkriterien: Die im vorherigen Abschnitt vereinbarten Prüfpunkte aufnehmen.
Planungskontext: Die Mindmap verlinken, damit alle, die am Ticket arbeiten, die Beobachtungen, Alternativen und die Entscheidung zum Umfang nachvollziehen können.
Je nach Arbeitsweise des Teams können Gestaltung und Implementierung separate Aufgaben werden. Teilen Sie die Arbeit auf, wenn dadurch Zuständigkeiten oder Umsetzung klarer werden, statt die Struktur der Mindmap automatisch nach Jira zu kopieren.
Ein Zweig ordnet Gedanken. Ein Ticket beschreibt Arbeit. Beides muss sich nicht eins zu eins entsprechen.
Wenn Ihr Mindmapping-Werkzeug mit Jira verbunden ist, können Sie das Ticket möglicherweise aus dem ausgewählten Knoten erstellen und die Verknüpfung auf der Mindmap sichtbar halten. Andernfalls können Sie das Ticket separat erstellen und einen Link ergänzen. Prüfen Sie es in jedem Fall vor der Übergabe: Eine kurze Knotenbeschriftung enthält selten den gesamten benötigten Kontext.
Sobald die Umsetzung beginnt, pflegen Sie Status und Zuständigkeit in Jira. Nutzen Sie die Mindmap für das übergeordnete Problem, die Gründe für die Entscheidung und die offenen Fragen. So hat jeder Ort eine klare Aufgabe, und die Versuchung, zwei getrennte Aufgabenlisten zu pflegen, wird kleiner.
7. Prüfen Sie, ob das ursprüngliche Problem kleiner geworden ist
Nach der Veröffentlichung der Änderung kehrt das Team zu seiner früheren Formulierung zurück:
“Neue Arbeitsbereichsinhaber finden nicht ohne Weiteres heraus, wo sie ihre Teammitglieder einladen können.”
Finden neue Inhaber die Einladungsaktion jetzt, ohne dass man ihnen den Weg zeigen muss? Können sie das bestehende Formular weiter nutzen? Deuten Supportgespräche darauf hin, dass dieselbe Verwirrung weiterhin besteht?
Wenn geeignete Produktkennzahlen vorliegen, kann das Team auch betrachten, wie viele neue Arbeitsbereichsinhaber eine Einladung beginnen und abschließen. Diese Zahlen brauchen Kontext: Manche Inhaber möchten bewusst allein arbeiten, und andere Änderungen können die Ergebnisse beeinflussen.
Für diese fiktive Geschichte müssen wir keinen erfolgreichen Ausgang erfinden. Der sinnvolle nächste Schritt besteht darin, zu beobachten, was passiert, und die Erkenntnisse auf der Mindmap zu ergänzen.
Finden die Inhaber die Aktion, bleiben aber später stecken, hat das Team ein konkreteres Problem zu untersuchen. Hilft die Änderung, kann es entscheiden, ob sich eine weitere Verbesserung lohnt.
Die ursprüngliche Anfrage war breit formuliert. Der entstandene Plan ist fokussiert: ein klares Problem, ein gewählter Ansatz, ein überschaubarer Umfang und eine Möglichkeit zu prüfen, ob die Änderung geholfen hat.
Genau das macht die Mindmap nützlich. Sie führt das Gespräch von „Das sollten wir verbessern“ zu einem vereinbarten nächsten Schritt und hält zugleich die Begründung und die offenen Fragen sichtbar.
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