Od niejasnej prośby o funkcję do konkretnego planu realizacji
Prześledź przykład wdrażania użytkowników: od otwartego pytania do niewielkiego usprawnienia, które można sprawdzić — z mapą myśli rozwijaną w miarę doprecyzowywania decyzji.
Ktoś mówi: „Musimy ułatwić wdrażanie nowych użytkowników”.
Wszyscy się zgadzają. Zaraz pojawiają się pomysły: dodać listę kontrolną, skrócić konfigurację, poprawić instrukcje, wysłać powitalny e-mail.
Po chwili pomysłów wystarczyłoby na cały sprint. Mniej jasne jest to, jaki problem zespół właściwie próbuje rozwiązać.
To dobry moment na stworzenie mapy myśli. Daje zespołowi miejsce do przeanalizowania prośby, łączenia pomysłów i zachowania widoczności pytań bez odpowiedzi, zanim zapadnie decyzja o tym, co zbudować.
W tym przewodniku przyjrzymy się fikcyjnemu zespołowi rozwijającemu produkt ze współdzieloną przestrzenią roboczą. Nowi klienci zakładają konto, konfigurują przestrzeń roboczą i zapraszają współpracowników. Zespół otrzymał zadanie poprawienia tego doświadczenia.
Przejdziemy od otwartej dyskusji o prośbie do niewielkiego, jasno opisanego zadania w Jira. Ten sam proces możesz zastosować w dowolnym narzędziu do mapowania myśli.
1. Zacznij od prośby, ale nie traktuj jej jako odpowiedzi
„Ułatwić wdrażanie użytkowników” wyraża intencję. Nie mówi jeszcze, gdzie użytkownicy napotykają trudności ani co powinno się zmienić.
Zespół umieszcza na środku mapy hasło Usprawnić wdrażanie użytkowników i dodaje cztery gałęzie:
- Założyć konto
- Skonfigurować przestrzeń roboczą
- Zaprosić współpracowników
- Wspólnie wykonać pierwszą przydatną czynność
To nadaje rozmowie strukturę. Zamiast traktować „wdrażanie użytkowników” jako jeden wielki problem, uczestnicy mogą wskazać konkretny fragment tego doświadczenia.
Przy odpowiednich gałęziach zespół zapisuje to, co już wie. W naszym fikcyjnym przykładzie dział wsparcia otrzymał pytania o to, gdzie można zaprosić współpracowników. Podczas obserwacji korzystania z produktu nowy właściciel przestrzeni roboczej szuka opcji zapraszania na jej ekranie głównym. Opcja istnieje, ale znajduje się w ustawieniach przestrzeni roboczej.
Te obserwacje wskazują obszar do zbadania. Nie dowodzą, że cały proces wdrażania wymaga przebudowy.
Zespół pozostawia pozostałe gałęzie na mapie i skupia się na gałęzi Zaprosić współpracowników.
2. Oddziel to, co wiesz, od tego, co przypuszczasz
Wyjaśnienie łatwo zaczyna brzmieć jak fakt, gdy ktoś przedstawia je z przekonaniem.
„Użytkownicy nie zapraszają współpracowników, bo proces zapraszania jest zbyt skomplikowany”.
Być może. Ale czy mają trudność ze znalezieniem formularza zaproszenia, jego wypełnieniem, czy ze zrozumieniem, dlaczego już teraz mieliby kogoś zaprosić? To różne problemy.
Pod gałęzią dotyczącą zaproszeń zespół tworzy trzy grupy.
Zaobserwowane
- Dział wsparcia otrzymał pytania o to, gdzie można zaprosić współpracowników.
- Właściciel przestrzeni roboczej szukał zaproszeń na ekranie głównym.
- Obecna opcja zapraszania znajduje się w ustawieniach przestrzeni roboczej.
Założenia
- Bardziej widoczny punkt dostępu pomógłby użytkownikom ją znaleźć.
- Niektórzy właściciele mogą nie wiedzieć, że zaproszenie współpracowników to przydatny kolejny krok.
Nadal niejasne
- Czy właściciele potrafią wypełnić obecny formularz, kiedy już go znajdą?
- Czy osoby otrzymujące zaproszenie rozumieją, co zrobić dalej?
Etykiety mają większe znaczenie niż wygląd mapy. Każda osoba, która na nią patrzy, powinna móc odróżnić obserwację od możliwego wyjaśnienia.
Przed wyborem rozwiązania zespół prosi kilku nowych właścicieli przestrzeni roboczych o przejście przez proces zapraszania współpracownika. Obserwuje, gdzie szukają, i pyta, czego się spodziewają, bez wcześniejszego wskazywania opcji zaproszenia.
W tym przykładzie obserwacje sugerują, że bezpośrednią przeszkodą jest znalezienie formularza. Po wskazaniu punktu dostępu właściciele potrafią go wypełnić. Doświadczenie odbiorcy nadal wymaga osobnego sprawdzenia.
Zespół może teraz opisać węższy problem:
“Nowi właściciele przestrzeni roboczych mają trudność ze znalezieniem miejsca, w którym mogą zaprosić współpracowników.”
To opis wystarczająco konkretny, by ukierunkować kolejną rozmowę. Zespół może też wrócić do niego po wprowadzeniu zmiany.
3. Rozważ kilka odpowiedzi na ten sam problem
Mając jaśniejszy obraz problemu, zespół wraca do możliwych usprawnień. Dodaje do mapy trzy opcje:
- Umieścić działanie Zaproś współpracowników na ekranie głównym przestrzeni roboczej.
- Dodać krok zapraszania do początkowej konfiguracji.
- Wysłać później e-mail wyjaśniający, jak zaprosić współpracowników.
Każda opcja mogłaby pomóc, ale każda dociera do właściciela w innym momencie.
Działanie na ekranie głównym byłoby dostępne po powrocie do przestrzeni roboczej. Krok w konfiguracji wcześnie wprowadzałby temat zaproszeń, ale niektórzy właściciele mogliby nie być jeszcze gotowi zapraszać innych. E-mail mógłby przypomnieć o tej możliwości, choć właściciel i tak musiałby wrócić do produktu.
Przy każdej opcji zespół zapisuje krótką notatkę wyjaśniającą, w czym ma ona pomóc. Dzięki temu dyskusja pozostaje związana z problemem, zamiast przeradzać się w głosowanie na ulubioną funkcję.
Nie trzeba umieszczać na mapie każdego możliwego rozwiązania. Zacznij od kilku sensownych propozycji i zapytaj:
- Czy to odpowiada na zaobserwowaną trudność?
- Czy pomoże właścicielowi w momencie, w którym tego potrzebuje?
- Czego musimy się dowiedzieć lub co zmienić, żeby to zadziałało?
Przydatna mapa ułatwia rozmowę o tych wyborach. Więcej gałęzi nie oznacza automatycznie lepszej mapy.
4. Wybierz jeden przydatny pierwszy krok
Zespół postanawia przetestować widoczne działanie zapraszania na ekranie głównym przestrzeni roboczej.
Dlaczego ta opcja? Odpowiada bezpośrednio na to, gdzie właściciele szukali, a zespół może wykorzystać istniejący formularz zaproszenia. Działanie pozostaje też dostępne dla właścicieli, którzy zdecydują się zaprosić współpracowników później.
To punkt wyjścia, a nie stwierdzenie, że rozwiązano wszystkie problemy z wdrażaniem użytkowników.
Zespół rozbudowuje wybraną gałąź o uzgodniony zakres, a obok planu zapisuje odłożone pomysły i kwestie wymagające zbadania:
W tym usprawnieniu
- Dodać jasno opisane działanie zapraszania na ekranie głównym przestrzeni roboczej.
- Otwierać istniejący formularz zaproszenia po wybraniu tego działania.
- Zachować obecne uprawnienia do zapraszania i sposób wysyłania zaproszeń.
Później
- Rozważyć, czy krok zapraszania powinien być częścią początkowej konfiguracji.
- Rozważyć, czy późniejsze przypomnienie byłoby przydatne.
Do zbadania
- Sprawdzić doświadczenie odbierania i przyjmowania zaproszenia.
Widoczność tych grup pomaga uniknąć ciągłego wracania do już podjętych decyzji. Pomysł z e-mailem nie zniknął. Nie zapomniano o doświadczeniu odbiorcy. Po prostu nie należą do tego pierwszego usprawnienia.
Na tym etapie zespół konsultuje się też z osobami, które wdrożą zmianę. Ponowne wykorzystanie istniejącego formularza brzmi prosto, ale mogą istnieć ograniczenia wpływające na podejście. Lepiej odkryć je, zanim zakres zostanie uznany za ostateczny.
5. Opisz, co użytkownik powinien móc zrobić
„Dodać przycisk zaproszenia” opisuje zmianę interfejsu. Mówi mniej o doświadczeniu, które zespół chce zapewnić.
Bardziej przydatne pytanie brzmi:
“Co właściciel przestrzeni roboczej powinien móc zrobić po ukończeniu tego usprawnienia?”
Zespół uzgadnia krótką listę warunków do sprawdzenia:
- Właściciel z uprawnieniem do zapraszania współpracowników może znaleźć działanie Zaproś współpracowników na ekranie głównym przestrzeni roboczej.
- Wybranie go otwiera istniejący formularz zaproszenia dla bieżącej przestrzeni roboczej.
- Właściciel może dokończyć zapraszanie w istniejącym procesie.
- Osoba bez uprawnienia do zapraszania nie uzyskuje dostępu przez nowe działanie.
- Działanie jest dostępne na rozmiarach ekranów obsługiwanych przez produkt i można do niego dotrzeć za pomocą klawiatury.
To kryteria akceptacji: obserwowalne warunki, dzięki którym zespół może sprawdzić swoją pracę. Nie muszą brzmieć jak specyfikacja techniczna.
Trzeba też rozdzielić dwa różne pytania. Na pytanie „Czy dostarczyliśmy uzgodnioną zmianę?” odpowiada sprawdzenie tych warunków. Pytanie „Czy zmiana ułatwiła znalezienie zaproszeń?” wymaga obserwacji, jak użytkownicy z niej korzystają.
Przycisk może działać dokładnie zgodnie ze specyfikacją i nadal pozostać niezauważony.
6. Przenieś uzgodnioną pracę do Jira
Mapa pomogła zespołowi przeanalizować prośbę i podjąć decyzję. Teraz wybrane usprawnienie może stać się zadaniem gotowym do podjęcia.
Zespół tworzy jedno zgłoszenie w Jira dla uzgodnionego rezultatu. Nie tworzy zgłoszenia dla każdej gałęzi mapy.
Oto co mogłoby zawierać takie zgłoszenie:
Tytuł: Udostępnić zapraszanie współpracowników z ekranu głównego przestrzeni roboczej
Dlaczego to ważne: Nowi właściciele przestrzeni roboczych mieli trudności ze znalezieniem opcji zapraszania w ustawieniach. Chcemy, aby mogli rozpocząć zapraszanie na ekranie głównym, na którym już szukają tej opcji.
Zakres: Dodać działanie Zaproś współpracowników otwierające istniejący formularz zaproszenia dla bieżącej przestrzeni roboczej. Zachować obecne zasady uprawnień i działanie zaproszeń.
Poza zakresem: Nowy proces konfiguracji, e-maile z przypomnieniami i zmiany w przyjmowaniu zaproszenia.
Kryteria akceptacji: Uwzględnić warunki uzgodnione w poprzedniej sekcji.
Kontekst planowania: Dodać link do mapy, aby każda osoba pracująca nad zgłoszeniem mogła zobaczyć obserwacje, alternatywy i decyzję dotyczącą zakresu.
Zależnie od sposobu pracy zespołu projektowanie i implementacja mogą stać się osobnymi zadaniami. Dziel pracę wtedy, gdy pomaga to doprecyzować odpowiedzialność lub realizację, zamiast automatycznie kopiować strukturę mapy do Jira.
Gałąź porządkuje myślenie. Zgłoszenie opisuje pracę. Nie muszą odpowiadać sobie jeden do jednego.
Jeśli Twoje narzędzie do mapowania myśli łączy się z Jira, być może pozwala utworzyć zgłoszenie z wybranego węzła i zachować widoczne powiązanie na mapie. Jeśli nie, możesz utworzyć zgłoszenie osobno i dodać link. W obu przypadkach sprawdź zgłoszenie przed przekazaniem go dalej: krótka etykieta węzła rzadko zawiera cały potrzebny kontekst.
Po rozpoczęciu realizacji zarządzaj statusem i odpowiedzialnością w Jira. Mapę wykorzystuj do przedstawienia szerszego problemu, uzasadnienia decyzji i pytań, które pozostają otwarte. Każde miejsce ma wtedy jasny cel i maleje pokusa prowadzenia dwóch osobnych list zadań.
7. Sprawdź, czy pierwotny problem stał się mniej uciążliwy
Po udostępnieniu zmiany zespół wraca do zapisanego wcześniej zdania:
“Nowi właściciele przestrzeni roboczych mają trudność ze znalezieniem miejsca, w którym mogą zaprosić współpracowników.”
Czy nowi właściciele potrafią teraz znaleźć działanie zapraszania bez wskazywania, gdzie się znajduje? Czy mogą przejść dalej przez istniejący formularz? Czy rozmowy ze wsparciem sugerują, że ta sama trudność nadal występuje?
Jeśli zespół dysponuje odpowiednimi pomiarami w produkcie, może też sprawdzić, ilu nowych właścicieli przestrzeni roboczych rozpoczyna i kończy zapraszanie. Te liczby wymagają kontekstu: niektórzy właściciele mogą świadomie pracować samodzielnie, a inne zmiany mogą wpływać na wyniki.
W tej fikcyjnej historii nie musimy wymyślać pomyślnego rezultatu. Przydatnym kolejnym krokiem jest obserwacja tego, co się dzieje, i dodanie tej wiedzy do mapy.
Jeśli właściciele znajdują działanie, ale napotykają trudność później, zespół ma do zbadania bardziej konkretny problem. Jeśli zmiana pomaga, może zdecydować, czy warto zająć się kolejnym usprawnieniem.
Pierwotna prośba była ogólna. Powstały plan jest konkretny: jasny problem, wybrana odpowiedź, możliwy do opanowania zakres i sposób sprawdzenia, czy zmiana pomogła.
Właśnie to sprawia, że mapa jest użyteczna. Prowadzi rozmowę od „powinniśmy to poprawić” do uzgodnionego kolejnego kroku, zachowując widoczność uzasadnienia i pytań, na które jeszcze nie odpowiedziano.
Powiązane artykuły
Porozmawiajmy
Masz pytania dotyczące tego artykułu? Porozmawiajmy o Twoich celach technicznych.