Selkeät vastuut.
Varmuutta toimituksiin.

01 / RACI / DACI -matriisi

Tee vastuut selkeiksi.

Muuta kysymys ”kuka hoitaa tämän?” yhteiseksi sopimukseksi. Kuvaa vastuut ja päätöksenteon roolit suoraan Jira-tehtävän yhteydessä, jotta tiimi tietää, ketkä on otettava mukaan.

• Vastuut. Järjestä tuotokset ja sidosryhmät RA(S)CI-matriisiin.
• Päätökset. Nimeä DACI-mallin avulla työn vetäjä, hyväksyjä, osallistujat ja tiedotettavat sidosryhmät.
• Yhteinen taustatieto. Käykää vastuunjako yhdessä läpi ja vie tarvittaessa Markdown-taulukko tai CSV-tiedosto.

02 / Valmiin määritelmä ja hyväksymiskriteerit

Sopikaa, mitä valmis tarkoittaa.

Käsitelkää tiimin laadun tarkistuslista ja tehtävän omat hyväksymiskriteerit samassa keskustelussa. Pidä odotukset lähellä työtä, jota ne kuvaavat.

• Valmiin määritelmä. Kirjaa laatutarkistukset, jotka tiimisi odottaa työn läpäisevän.
• Hyväksymiskriteerit. Kuvaa tulokset, joiden perusteella juuri tämä tehtävä on valmis.
• Edistyminen. Käykää suoritetut tarkistukset ja jäljellä oleva työ yhdessä läpi.

03 / Riskien ja ennakoivan epäonnistumisanalyysin ruudukko

Tunnista riskit, kun ehdit vielä toimia.

Anna toimitusriskeille paikka tehtävässä. Tee ennakoiva epäonnistumisanalyysi, arvioi todennäköisyys ja vaikutus sekä pidä riskien lieventämissuunnitelmat näkyvillä työn muuttuessa.

• Riskimatriisi. Tarkastele arvioita 3×3- tai 5×5-ruudukossa.
• Varhaiset merkit. Kirjaa epäonnistumisskenaariot ja varoitukset laukaisevat tapahtumat.
• Riskien lieventäminen. Nimeä vastuuhenkilöt ja seuraa riskien lieventämisen tarkistuspisteitä.

04 / Päätösloki ja sidosryhmien hyväksynnät

Pidä perustelut työn yhteydessä.

Pidä valinnan perustelut helposti löydettävissä. Järjestä hyväksynnät laajuuden ja katselmoijan mukaan, jotta tiimi näkee tehdyt päätökset ja vielä huomiota vaativat katselmoinnit.

• Päätösloki. Kirjaa valittu lähestymistapa, perustelut ja tärkeät seuraukset.
• Kohdennetut hyväksynnät. Määrittele katselmoinnin laajuus ja nimeä hyväksyjä.
• Katselmoinnin taustatiedot. Säilytä hyväksyntöihin liittyvät muistiinpanot ja arvioi hyväksynnät uudelleen työn muuttuessa.