Epämääräisestä ominaisuustoiveesta selkeäksi toteutussuunnitelmaksi

Joku sanoo: ”Meidän pitää helpottaa käyttöönottoa.”

Kaikki ovat samaa mieltä. Sitten alkaa tulla ehdotuksia: lisätään tarkistuslista, lyhennetään alkuasetusten tekemistä, kirjoitetaan paremmat ohjeet, lähetetään tervetuloviesti.

Pian ideoita riittää kokonaisen sprintin täytteeksi. Epäselvempää on, mitä ongelmaa tiimi yrittää ratkaista.

Tässä vaiheessa kannattaa tehdä ajatuskartta. Se antaa tiimille paikan tarkastella toivetta, yhdistää ideoita ja pitää vastaamattomat kysymykset näkyvillä ennen kuin päätetään, mitä rakennetaan.

Tässä oppaassa seuraamme kuvitteellista tiimiä, joka kehittää yhteiseen työtilaan perustuvaa tuotetta. Uudet asiakkaat luovat tilin, määrittävät työtilan ja kutsuvat tiimikaverinsa mukaan. Tiimiä on pyydetty parantamaan tätä kokemusta.

Viemme toiveen avoimesta keskustelusta pieneksi, selkeästi kuvatuksi Jira-tehtäväksi. Voit käyttää samaa prosessia millä tahansa ajatuskarttatyökalulla.

1. Aloita toiveesta, mutta älä pidä sitä vastauksena

”Helpotetaan käyttöönottoa” kertoo aikomuksesta. Se ei vielä kerro, missä ihmisillä on vaikeuksia tai mitä pitäisi muuttaa.

Tiimi sijoittaa kartan keskelle aiheen Paranna käyttöönottoa ja lisää neljä haaraa:

• Luo tili
• Määritä työtila
• Kutsu tiimikaverit
• Tee ensimmäinen hyödyllinen asia yhdessä

Tämä antaa keskustelulle rakenteen. Sen sijaan, että käyttöönotosta puhuttaisiin yhtenä suurena ongelmana, ihmiset voivat osoittaa tiettyä kokemuksen osaa.

Tiimi lisää kuhunkin haaraan sen, mitä se tällä hetkellä tietää. Kuvitteellisessa esimerkissämme tukeen on tullut kysymyksiä siitä, missä kollegoita voi kutsua. Käytön havainnoinnissa uusi työtilan omistaja etsii kutsumismahdollisuutta työtilan aloitusnäytöltä. Mahdollisuus on olemassa, mutta se löytyy työtilan asetuksista.

Nämä havainnot osoittavat, mitä kannattaisi tutkia. Ne eivät todista, että koko käyttöönottoprosessi pitäisi rakentaa uudelleen.

Tiimi jättää muut haarat kartalle ja keskittyy Kutsu tiimikaverit -haaraan.

2. Erota tieto oletuksista

Selitys alkaa helposti kuulostaa tosiasialta, kun joku esittää sen vakuuttavasti.

”Ihmiset eivät kutsu kollegoitaan, koska kutsumisprosessi on liian monimutkainen.”

Ehkä. Mutta onko heidän vaikea löytää kutsulomake, täyttää se vai ymmärtää, miksi heidän pitäisi jo kutsua joku? Nämä ovat eri ongelmia.

Tiimi luo kutsumista käsittelevän haaran alle kolme ryhmää.

Havainnot

• Tukeen on tullut kysymyksiä siitä, missä tiimikavereita voi kutsua.
• Työtilan omistaja etsi kutsuja aloitusnäytöltä.
• Nykyinen kutsumismahdollisuus on työtilan asetuksissa.

Oletukset

• Näkyvämpi reitti auttaisi ihmisiä löytämään sen.
• Osa omistajista ei ehkä ymmärrä, että tiimikaverien kutsuminen on hyödyllinen seuraava askel.

Vielä epäselvää

• Pystyvätkö omistajat täyttämään nykyisen lomakkeen, kun he löytävät sen?
• Ymmärtävätkö kutsun vastaanottajat, mitä tehdä seuraavaksi?

Otsikot ovat tärkeämpiä kuin visuaalinen tyyli. Jokaisen karttaa katsovan pitäisi pystyä erottamaan havainto mahdollisesta selityksestä.

Ennen ratkaisun valitsemista tiimi pyytää muutamaa uutta työtilan omistajaa kokeilemaan kollegan kutsumista. Se seuraa, mistä he etsivät, ja kysyy, mitä he odottavat tapahtuvan, näyttämättä kutsumismahdollisuutta etukäteen.

Tässä esimerkissä havainnointi viittaa siihen, että välitön este on lomakkeen löytäminen. Kun omistajille näytetään reitti lomakkeeseen, he osaavat täyttää sen. Vastaanottajan kokemusta täytyy vielä tarkastella erikseen.

Tiimi voi nyt kuvata rajatumman ongelman:

Tämä on riittävän täsmällistä ohjaamaan seuraavaa keskustelua. Tiimi voi myös palata siihen muutoksen jälkeen.

Suurenna

3. Tutki muutamaa ratkaisua samaan ongelmaan

Kun ongelma on selkeämpi, tiimi palaa mahdollisiin parannuksiin. Se lisää kartalle kolme vaihtoehtoa:

• Lisää Kutsu tiimikaverit -toiminto työtilan aloitusnäytölle.
• Lisää kutsumisvaihe alkuasetusten tekemiseen.
• Lähetä myöhemmin sähköposti, jossa kerrotaan, miten kollegoita kutsutaan.

Jokainen vaihtoehto voisi auttaa, mutta jokainen tavoittaa omistajan eri hetkellä.

Aloitusnäytön toiminto olisi käytettävissä, kun käyttäjä palaa työtilaansa. Alkuasetusten yhteydessä kutsut tulisivat tutuksi varhain, mutta osa omistajista ei ehkä vielä olisi valmis kutsumaan muita. Sähköposti voisi toimia muistutuksena, vaikka omistajan pitäisi silti palata tuotteeseen.

Tiimi kirjoittaa kunkin vaihtoehdon viereen lyhyen huomion siitä, missä sen on tarkoitus auttaa. Näin keskustelu pysyy kiinni ongelmassa eikä muutu äänestykseksi osallistujien suosikkiominaisuuksista.

Kaikkia kuviteltavissa olevia ratkaisuja ei tarvitse kartoittaa. Aloita muutamasta uskottavasta vaihtoehdosta ja kysy:

• Vastaako tämä havaitsemaamme vaikeuteen?
• Auttaako se silloin, kun omistaja tarvitsee sitä?
• Mitä meidän pitäisi selvittää tai muuttaa, jotta se toimisi?

Hyödyllinen kartta helpottaa näistä valinnoista keskustelemista. Enemmän haaroja ei automaattisesti tarkoita parempaa karttaa.

Suurenna

4. Valitse yksi hyödyllinen ensimmäinen askel

Tiimi päättää testata näkyvää kutsutoimintoa työtilan aloitusnäytöllä.

Miksi tämä vaihtoehto? Se vastaa suoraan siihen, mistä omistajat etsivät, ja tiimi voi käyttää olemassa olevaa kutsulomaketta. Toiminto jää myös niiden omistajien saataville, jotka päättävät kutsua kollegoita myöhemmin.

Tämä on lähtökohta, ei väite siitä, että kaikki käyttöönoton ongelmat olisi ratkaistu.

Tiimi laajentaa valittua haaraa sovitulla rajauksella ja kirjaa suunnitelman viereen myöhemmäksi siirretyt ideat sekä avoimet tutkimuskysymykset:

Tässä parannuksessa

• Lisää työtilan aloitusnäytölle selkeästi nimetty kutsutoiminto.
• Avaa nykyinen kutsulomake tästä toiminnosta.
• Säilytä nykyiset kutsumisoikeudet ja lähetyksen toimintatapa.

Myöhemmin

• Pohdi, kuuluuko kutsumisvaihe alkuasetusten tekemiseen.
• Pohdi, olisiko myöhemmästä muistutuksesta hyötyä.

Vaatii selvittämistä

• Tarkista kutsun vastaanottamisen ja hyväksymisen kokemus.

Kun nämä ryhmät pysyvät näkyvillä, keskustelu ei yhtä helposti avaa samoja päätöksiä uudelleen. Sähköposti-idea ei ole kadonnut. Vastaanottajan kokemusta ei ole unohdettu. Ne eivät vain kuulu tähän ensimmäiseen parannukseen.

Tässä vaiheessa tiimi keskustelee myös muutoksen toteuttajien kanssa. Olemassa olevan lomakkeen käyttäminen kuulostaa suoraviivaiselta, mutta toteutustapaan voi liittyä rajoituksia. Ne kannattaa löytää ennen kuin työn laajuutta pidetään lopullisesti sovittuna.

Suurenna

5. Kuvaa, mitä käyttäjän pitäisi pystyä tekemään

”Lisää kutsupainike” kuvaa käyttöliittymän muutosta. Se kertoo vähemmän kokemuksesta, jonka tiimi haluaa luoda.

Hyödyllisempi kysymys on:

Tiimi sopii lyhyestä tarkistettavien asioiden listasta:

• Omistaja, jolla on oikeus kutsua tiimikavereita, löytää Kutsu tiimikaverit -toiminnon työtilan aloitusnäytöltä.
• Sen valitseminen avaa nykyisen työtilan olemassa olevan kutsulomakkeen.
• Omistaja voi tehdä kutsun loppuun nykyisen prosessin kautta.
• Käyttäjä, jolla ei ole kutsumisoikeutta, ei saa pääsyä uuden toiminnon kautta.
• Toiminto on käytettävissä tuotteen tukemilla näyttöko'oilla, ja siihen pääsee näppäimistöllä.

Nämä ovat hyväksymiskriteerejä: havaittavia ehtoja, joilla tiimi voi tarkistaa työnsä. Niiden ei tarvitse kuulostaa tekniseltä määrittelyltä.

Myös kaksi erilaista kysymystä on pidettävä erillään. Kysymykseen ”Toteutimmeko sovitun muutoksen?” vastataan tarkistamalla nämä ehdot. Kysymys ”Helpottiko muutos kutsujen löytämistä?” edellyttää sen seuraamista, miten ihmiset käyttävät toimintoa.

Painike voi toimia täsmälleen määrittelyn mukaisesti ja jäädä silti huomaamatta.

6. Siirrä sovittu työ Jiraan

Kartta on auttanut tiimiä tutkimaan toivetta ja tekemään päätöksen. Valittu parannus on nyt valmis muutettavaksi tehtäväksi, jonka joku voi ottaa työn alle.

Tiimi luo yhden Jira-tehtävän sovitulle lopputulokselle. Se ei luo tehtävää kartan jokaisesta haarasta.

Tehtävä voisi sisältää esimerkiksi seuraavat asiat:

Otsikko: Tuo tiimikaverien kutsuminen saataville työtilan aloitusnäytöltä

Miksi tämä on tärkeää: Uusilla työtilan omistajilla on ollut vaikeuksia löytää kutsumismahdollisuus asetuksista. Haluamme, että omistajat voivat aloittaa kutsun aloitusnäytöltä, josta he jo etsivät sitä.

Rajaus: Lisää Kutsu tiimikaverit -toiminto, joka avaa nykyisen työtilan olemassa olevan kutsulomakkeen. Säilytä nykyiset käyttöoikeussäännöt ja kutsujen toimintatapa.

Ei sisälly: Uusi alkuasetusten prosessi, muistutussähköpostit tai muutokset kutsun hyväksymisen kokemukseen.

Hyväksymiskriteerit: Sisällytä edellisessä osiossa sovitut tarkistukset.

Suunnittelun tausta: Lisää linkki karttaan, jotta jokainen tehtävää työstävä näkee havainnot, vaihtoehdot ja rajauspäätöksen.

Tiimin työtavasta riippuen suunnittelusta ja toteutuksesta voi tulla erillisiä tehtäviä. Jaa työ osiin, kun se selkeyttää vastuuta tai toteutusta, sen sijaan että kopioisit kartan rakenteen automaattisesti Jiraan.

Haara jäsentää ajattelua. Tehtävä kuvaa työtä. Niiden ei tarvitse vastata toisiaan yksi yhteen.

Jos ajatuskarttatyökalusi yhdistyy Jiraan, voit ehkä luoda tehtävän valitusta solmusta ja pitää yhteyden näkyvillä kartalla. Jos ei, voit luoda tehtävän erikseen ja lisätä linkin. Tarkista tehtävä kummassakin tapauksessa ennen sen luovuttamista eteenpäin: lyhyt solmun nimi sisältää harvoin kaiken tarvittavan taustatiedon.

Kun toteutus alkaa, ylläpidä tilaa ja vastuutietoja Jirassa. Käytä karttaa laajemman ongelman, päätöksen perustelujen ja avoimiksi jäävien kysymysten käsittelyyn. Näin kummallakin paikalla on selkeä tarkoitus, ja houkutus ylläpitää kahta erillistä tehtävälistaa vähenee.

Suurenna

7. Tarkista, helpottiko alkuperäinen ongelma

Kun muutos on julkaistu, tiimi palaa aiemmin kirjoittamaansa lauseeseen:

Löytävätkö uudet omistajat nyt kutsutoiminnon ilman, että heille näytetään sen sijainti? Pystyvätkö he jatkamaan nykyisen lomakkeen kautta? Viittaavatko tukikeskustelut siihen, että sama epäselvyys jatkuu?

Jos tiimillä on sopivaa tuotteen mittausdataa, se voi myös tarkastella, kuinka moni uusi työtilan omistaja aloittaa ja viimeistelee kutsun. Luvut tarvitsevat taustakseen asiayhteyden: osa omistajista saattaa tarkoituksella työskennellä yksin, ja muutkin muutokset voivat vaikuttaa tuloksiin.

Tähän kuvitteelliseen tarinaan ei tarvitse keksiä onnistunutta lopputulosta. Hyödyllinen seuraava askel on tarkkailla, mitä tapahtuu, ja lisätä opittu kartalle.

Jos omistajat löytävät toiminnon mutta juuttuvat myöhemmin, tiimillä on täsmällisempi ongelma tutkittavana. Jos muutos auttaa, se voi päättää, kannattaako seuraavaa parannusta edistää.

Alkuperäinen toive oli laaja. Syntynyt suunnitelma on rajattu: selkeä ongelma, valittu ratkaisu, hallittava työn laajuus ja tapa tarkistaa, auttoiko muutos.

Juuri tämä tekee kartasta hyödyllisen. Se vie keskustelun ajatuksesta ”tätä pitäisi parantaa” sovittuun seuraavaan askeleeseen ja pitää samalla perustelut ja keskeneräiset kysymykset näkyvillä.