Jak vytvořit matici RACI v Jira: vyjasněte odpovědnost

Úkol v Jira může mít přiřazeného řešitele, a přesto ponechat důležité odpovědnosti nevyjasněné. Kdo odpovídá za konečný výsledek? Kdo musí práci zkontrolovat před dokončením? Kdo potřebuje dostat aktualizaci, aniž by se účastnil každé diskuse?

Tyto otázky se komplikují, když práce zasahuje do produktu, vývoje, testování a zákaznické podpory. Řešitel může změnu implementovat, ale tím se automaticky nestává odpovědným za všechny související rozhovory.

Matice RACI tato očekávání zviditelňuje. Propojuje malou skupinu výstupů se zapojenými lidmi a zaznamenává způsob účasti každého z nich.

V této příručce vytvoříme praktický příklad pro fiktivní vydání zákaznického portálu a poté ukážeme, jak matici uspořádat v Power Pack pro Jira. Cílem je stručná a užitečná dohoda, která lidem pomůže jednat s jistotou.

Co znamená RACI?

RACI popisuje čtyři způsoby, jak se člověk může podílet na práci:

Pro každý řádek určete jednu osobu odpovědnou za výsledek. Přiřaďte alespoň jednu osobu odpovědnou za provedení a výslovně popište sdílené prováděcí odpovědnosti. Konzultace znamená rozhovor; informování může vyžadovat jen krátkou zprávu.

Tyto definice odpovídají vysvětlení diagramu RACI od Atlassianu. Zbytek příručky je používá v ilustrativním pracovním postupu v Jira.

Rozdíl mezi odpovědností za provedení a za výsledek je zvlášť užitečný. Vývojář může implementovat nastavení oznámení, zatímco produktová manažerka stále odpovídá za dosažení dohodnutého výsledku pro zákazníka. Ani jedna role neodstraňuje potřebu technického úsudku a spolupráce.

Začněte skutečným problémem koordinace

Náš fiktivní tým připravuje aktualizaci zákaznického portálu. Zákazníci si budou moci zvolit, které e-maily týkající se účtu dostávají. Změna také vyžaduje testování a krátkou příručku pro podporu.

V týmu jsou Maya, produktová manažerka; Leo, vývojář; Priya, testerka; a Sam, vedoucí podpory. Tato jména a přiřazení jsou příklady, nikoli předepsaný personální model.

Než vytvoří matici, určí zdroj nejasností: všichni souhlasí, že je třeba vytvořit obrazovku nastavení, ale nikdo výslovně nepřevzal odpovědnost za pokyny pro podporu. Testování navíc závisí na produktovém rozhodnutí, které e-maily musí zákazníci dostávat i nadále.

To je užitečný důvod pro vytvoření matice RACI. Tým s jedním jednoduchým úkolem a zřejmým vlastníkem ji možná nepotřebuje. Použijte tento rámec tam, kde rozhovor o odpovědnosti změní způsob práce.

Vyberte úkol v Jira, který je vhodným místem pro diskusi. Měl by popisovat společný výsledek a odkazovat na související realizační práci. Řekněte týmu, kde matice je, aby se stala součástí běžného plánování.

Pište rozpoznatelné výstupy

Začněte výstupy místo širokých oddělení nebo nejasných fází. „Vývoj“ je skupina lidí. „Implementovat ovládací prvky nastavení e-mailů“ popisuje práci, kterou může někdo dokončit.

Pro náš příklad tým vybere čtyři řádky:

• Dohodnout, která nastavení oznámení mohou zákazníci měnit.
• Implementovat ovládací prvky nastavení e-mailů.
• Ověřit změny nastavení vůči doručování e-mailů.
• Zveřejnit pokyny podpory k novým ovládacím prvkům.

Každý řádek by měl být dostatečně malý, aby měl jasného vlastníka, ale dostatečně významný, aby si zasloužil diskusi. Vyjmenování každého drobného implementačního kroku může pohřbít problém koordinace pod administrativou.

Pokud řádek opakovaně potřebuje dva lidi odpovědné za výsledek, prozkoumejte jeho rozsah. „Vytvořit a spustit celé řešení“ může obsahovat více výsledků s různými vlastníky. Rozdělte jej tam, kde se odpovědnost skutečně mění, a ověřte, že části stále popisují celý výsledek.

Vytvořte první návrh matice

Zde je počáteční dohoda týmu. Pomlčka znamená, že pro daný výstup nebyla přiřazena konkrétní role.

Poslední řádek si zaslouží vysvětlení. Sam odpovídá za správnost a užitečnost pokynů podpory, zatímco Leo sepisuje technické kroky. Takto se dohodl tento konkrétní tým. Jiný tým může psaní přidělit specialistovi podpory.

Matice by měla popisovat skutečnou pracovní dohodu. Nevyplňujte ji jen podle pracovních pozic. Někdo může mít relevantní znalosti, ale nemít kapacitu práci provést; vyšší pozice automaticky neznamená vhodného vlastníka výsledku.

Přečtěte každý řádek nahlas. U testování dohoda zní: Priya provede ověření, Leo poskytne technické podněty, Maya odpovídá za výsledek a Sam jej obdrží. Pokud tato věta někoho překvapí, vyřešte nesouhlas předtím, než budete matici považovat za dohodnutou.

Přeneste dohodu do Power Pack

Otevřete Power Pack u úkolu v Jira a použijte nástroj RACI / DACI Matrix. Jeho model odpovědností se nazývá RA(S)CI: zahrnuje čtyři role RACI a volitelnou roli podpory Support. Příklad můžete vytvořit pomocí R, A, C a I bez přiřazení S.

Projděte pohledy seznamu účastníků, výstupů a matice. Začněte přidáním zapojených lidí. Seznam podporuje hledání uživatelů Jira a záznamy externích účastníků nebo lidí bez Jira. Externí záznam eviduje člověka v seznamu; nevytváří účet Jira ani neuděluje přístup k úkolu.

Poté přidejte dohodnuté výstupy. Power Pack nabízí také akci Import Subtasks pro zařazení existujících podřízených dílčích úkolů mezi dostupné výstupy. Než přejdete k matici, zkontrolujte vybrané výstupy, aby řádky odpovídaly diskusi, kterou chcete vést.

V matici přiřaďte roli v každém relevantním průsečíku. Klikáním na buňku procházíte dostupné role a buňky s fokusem podporují i klávesové zkratky pomocí písmene role. Buňku nechte prázdnou, pokud daný člověk nemá pro řádek významnou odpovědnost.

Nástroj zvýrazňuje chybějící vlastníky výsledku, více vlastníků a řádky bez vykonavatele. Berte tyto ukazatele jako podněty ke kontrole přiřazení. Platný řádek znamená přítomnost základního vzorce rolí; nedokazuje, že lidé souhlasili, mají dost času nebo práci dokončili.

Změny se ukládají k úkolu v Jira. Před odchodem nebo požádáním někoho o kontrolu matice ověřte ukazatel uložení. Lokální stav nebo režim offline neznamená potvrzení, že jiný člen týmu již vidí nejnovější verzi.

Zkontrolujte lidi i řádky

Matice může vypadat rozumně po jednotlivých řádcích, a přesto soustředit příliš mnoho práce na jednoho člověka. Po kontrole výstupů přečtěte sloupec každého účastníka.

V našem příkladu Leo odpovídá za dohodnutí chování, implementaci ovládacích prvků i sepsání pokynů podpory. U malé změny to může fungovat. U většího vydání to může odhalit úzké místo, které tým musí řešit před slíbením termínu dodání.

Zeptejte se každého, zda své roli rozumí a může ji splnit. Ověřte, kdy je nutná konzultace, jak rychle se očekává zpětná vazba a co mají informovaní účastníci dostat. Podrobnosti o termínech a komunikaci zaznamenejte u práce běžným postupem v Jira.

C v buňce nenaplánuje kontrolu. I neodešle aktualizaci. Matice pojmenovává očekávání; tým je stále musí naplnit.

Oddělte odpovědnosti od pracovního postupu Jira

Přiřazení RACI popisuje účast na výstupu. Nemělo by se zaměňovat s polem řešitele v Jira, oprávněními úkolu nebo stavem pracovního postupu.

Změna buňky odpovědnosti nenahrazuje přiřazení realizačního úkolu, udělení přístupu ani změnu stavu úkolu. Udržujte tyto akce Jira v souladu s dohodou prostřednictvím běžného pracovního postupu.

Power Pack umí matici exportovat jako tabulku Markdown nebo CSV pro diskusi jinde. Pokud sdílíte kopii, označte úkol v Jira jako místo pro ověření aktuálních přiřazení. Jinak může exportovaná tabulka obíhat i poté, co tým změní plán.

Vraťte se k matici při změně rozsahu, nedostupnosti účastníka nebo novém požadavku na kontrolu. Krátká kontrola při významné změně je užitečnější než považovat první verzi za trvalou.

Vyhněte se třem běžným chybám RACI

Konzultování se všemi

Konzultace má odpovídat na konkrétní otázku. Zapojení všech do každého řádku může obnovit zátěž schůzkami, kterou měla matice snížit. Pojmenujte potřebné znalosti a pro lidi, kteří potřebují jen výsledek, použijte roli informovaného.

Považování odpovědnosti za výsledek za automaticky přidělenou práci navíc

Vlastník výsledku potřebuje dostatek kontextu a pravomoci k řešení problémů kolem výsledku. Nevybírejte někoho jen proto, že je nejvýše postavenou dostupnou osobou nebo už chodí na nejvíce schůzek.

Používání RACI k řešení rozhodovacího problému

Někdy není nevyřešenou otázkou, kdo práci dodá, ale kdo vybere mezi soupeřícími možnostmi. Tehdy může DACI nabídnout lepší rozhovor: určete koordinátora, jednoho schvalovatele, přispěvatele a lidi k informování. Vyřešte rozhodnutí a poté podle potřeby vyjasněte odpovědnosti za realizaci pomocí RACI.

Vyzkoušejte s týmem malou matici

Vyberte úkol v Jira, jehož odpovědnosti nyní překračují hranice týmů. Určete tři až pět významných výstupů, přidejte zapojené lidi a společně dohodněte přiřazení.

Použijte RACI / DACI Matrix v Power Pack, aby dohoda zůstala u úkolu. Zkontrolujte ukazatele odpovědností, potvrďte stav uložení a projděte výsledek s uvedenými lidmi.

Začněte maticí, která řeší skutečnou nejistotu. Pro náš tým zákaznického portálu je užitečný výsledek jednoduchý: všichni vědí, kdo vytvoří ovládací prvky, kdo je ověří, kdo odpovídá za výsledek a kdo zajistí připravenost podpory.

• Vysvětlení diagramu RACI od Atlassianu