Des d'una sol·licitud de funció vaga fins a un pla de lliurament clar
Seguiu un exemple d'incorporació des d'una pregunta oberta fins a una petita millora comprovable, amb un mapa mental que creix a mesura que les decisions es fan més clares.
Algú diu: "Hem de facilitar la incorporació".
Tothom està d'acord. Llavors comencen els suggeriments: afegiu una llista de verificació, escurceu el flux de configuració, escriviu millors instruccions, envieu un correu electrònic de benvinguda.
En poc temps, hi ha prou idees per omplir un sprint. El que està menys clar és quin problema està intentant resoldre l'equip.
Aquest és un moment útil per fer un mapa mental. Ofereix a l'equip un lloc on explorar la sol·licitud, connectar idees i fer visibles les preguntes sense resposta abans de decidir què crear.
En aquesta guia, seguirem un equip fictici que treballa en un producte d'espai de treball compartit. Els clients nous creen un compte, configuren un espai de treball i conviden els seus companys d'equip. S'ha demanat a l'equip que millori aquesta experiència.
Prenem la sol·licitud d'una discussió oberta a una petita peça de treball clarament descrita a Jira. Podeu seguir el mateix procés amb qualsevol eina de mapes mentals.
1. Comença amb la petició, sense tractar-la com la resposta
"Fes la incorporació més fàcil" expressa una intenció. Encara no ens diu on lluita la gent ni què hauria de canviar.
L’equip situa «Millorar la incorporació» al centre del mapa i hi afegeix quatre branques:
- Creeu un compte
- Configura un espai de treball
- Convida companys d'equip
- Feu la primera acció útil junts
Això dóna forma a la conversa. En lloc de parlar de la "incorporació" com un gran problema, la gent pot assenyalar una part concreta de l'experiència.
L'equip afegeix el que sap actualment al costat de les branques pertinents. En el nostre exemple de ficció, el suport ha rebut preguntes sobre on convidar els companys. Durant una guia, un nou responsable de l'espai de treball cerca una opció d'invitació a la pantalla d'inici de l'espai de treball. L'opció existeix, però està dins de la configuració de l'espai de treball.
Aquestes observacions suggereixen un lloc per investigar. No demostren que cal reconstruir tot el flux d'incorporació.
L'equip deixa les altres branques al mapa i centra la seva atenció en Convida companys.
2. Separa el que saps del que penses
És fàcil que una explicació comenci a sonar com un fet quan algú ho diu amb confiança.
"La gent no convida els seus companys perquè el procés d'invitació és massa complicat".
Potser. Però tenen dificultats per trobar el formulari d'invitació, omplir-lo o entendre per què encara haurien de convidar algú? Són problemes diferents.
Sota la branca d'invitació, l'equip fa tres grups.
Observat
- El suport ha rebut preguntes sobre on convidar els companys d'equip.
- El responsable d'un espai de treball ha cercat invitacions a la pantalla d'inici.
- L'opció d'invitació actual es troba a la configuració de l'espai de treball.
Suposat
- Un punt d'entrada més visible ajudaria la gent a trobar-lo.
- És possible que alguns responsables no s'adonin que convidar companys d'equip és un pas següent útil.
Encara no està clar
- Els responsables poden omplir el formulari existent un cop el trobin?
- Les persones que reben una invitació entenen què han de fer a continuació?
Les etiquetes importen més que l'estil visual. Qualsevol persona que miri el mapa hauria de ser capaç de distingir una observació d'una possible explicació.
Abans d'escollir una solució, l'equip demana a uns quants nous responsables d'espais de treball que passen per convidar un col·lega. Observa on miren i els pregunta què esperen que passi, sense mostrar-los abans l'opció d'invitació.
Per a aquest exemple, els tutorials suggereixen que trobar el formulari és l'obstacle immediat. Un cop mostrat el punt d'entrada, els responsables poden completar-lo. L'experiència del destinatari encara necessita una mirada a part.
L'equip ara pot descriure un problema més limitat:
“Els nous responsables d'espais de treball no troben fàcilment on convidar els seus companys d'equip.”
Això és prou específic per guiar la propera discussió. També és una cosa que l'equip pot revisar després de fer un canvi.
3. Exploreu algunes respostes al mateix problema
Amb un problema més clar, l'equip torna a possibles millores. Afegeix tres opcions al mapa:
- Posa una acció Convida companys a la pantalla d'inici de l'espai de treball.
- Afegiu un pas d'invitació al flux de configuració inicial.
- Envieu un correu electrònic de seguiment explicant com convidar els companys.
Cada opció podria ajudar, però cadascuna arriba al responsable en un moment diferent.
L'acció de la pantalla d'inici estaria disponible quan algú torni al seu espai de treball. Un pas de configuració introduiria invitacions aviat, però és possible que alguns responsables encara no estiguin preparats per convidar persones. Un correu electrònic podria proporcionar un recordatori, tot i que el responsable encara hauria de tornar al producte.
L'equip escriu una nota curta al costat de cada opció explicant en què es vol ajudar. Això manté la discussió connectada al problema en lloc de convertir-se en un vot per a la funció preferida de tothom.
No cal fer un mapa de totes les solucions imaginables. Comenceu amb algunes respostes plausibles i pregunteu:
- Això aborda la dificultat que vam observar?
- Ajudarà en el moment que el responsable ho necessiti?
- Què hauríem d'aprendre o canviar perquè funcioni?
Un mapa útil facilita la discussió d'aquestes opcions. Més branques no són automàticament millors.
4. Trieu un primer pas útil
L'equip decideix provar una acció d'invitació visible a la pantalla d'inici de l'espai de treball.
Per què aquesta opció? Respon directament a on buscaven els responsables i l'equip pot utilitzar el formulari d'invitació existent. També deixa l'acció disponible per als responsables que decideixen convidar companys més tard.
Aquest és un punt de partida, no una afirmació que tots els problemes d'incorporació estiguin resolts.
L'equip amplia la branca seleccionada amb el seu abast acordat i registra les idees ajornades i la investigació oberta juntament amb el pla:
En aquesta millora
- Afegiu una acció d'invitació clarament etiquetada a la pantalla d'inici de l'espai de treball.
- Obriu el formulari d'invitació existent des d'aquesta acció.
- Mantingueu els permisos d'invitació existents i el comportament d'enviament.
Més tard
- Considereu si un pas d'invitació pertany a la configuració inicial.
- Considereu si un recordatori de seguiment seria útil.
Necessita investigació
- Comproveu l'experiència de rebre i acceptar una invitació.
Mantenir aquests grups visibles ajuda a evitar que la discussió reobri repetidament les mateixes decisions. La idea del correu electrònic no ha desaparegut. L'experiència del destinatari no s'ha oblidat. Simplement no formen part d'aquesta primera millora.
En aquest punt, l'equip també consulta amb les persones que implementaran el canvi. Reutilitzar un formulari existent sembla senzill, però pot haver-hi limitacions que afectin l'enfocament. És millor descobrir-los abans de tractar l'abast com a resolt.
5. Descriu què hauria de ser capaç de fer algú
"Afegeix un botó d'invitació" descriu un canvi a la interfície. Diu menys sobre l'experiència que l'equip vol crear.
Una pregunta més útil és:
“Què hauria de fer un responsable d'un espai de treball quan s'acabi aquesta millora?”
L'equip està d'acord en un petit conjunt de controls:
- Un responsable amb permís per convidar companys d'equip pot trobar una acció Convida companys a la pantalla d'inici de l'espai de treball.
- En seleccionar-lo, s'obre el formulari d'invitació existent per a l'espai de treball actual.
- El responsable pot completar la invitació utilitzant el flux existent.
- Algú sense permís d'invitació no té accés mitjançant la nova acció.
- L'acció es pot utilitzar a les mides de pantalla que admet el producte i es pot accedir amb un teclat.
Són criteris d'acceptació: condicions observables que l'equip pot utilitzar per comprovar el seu treball. No cal que llegeixin com una especificació tècnica.
També hi ha dues preguntes diferents per mantenir separades. Hem lliurat el canvi acordat? es respon comprovant aquestes condicions. El canvi ha fet que les invitacions siguin més fàcils de trobar? requereix veure com la gent l'utilitza.
Un botó pot funcionar exactament com s'especifica i encara es pot passar per alt.
6. Mou el treball acordat a Jira
El mapa ha ajudat l'equip a explorar la sol·licitud i prendre una decisió. Ara la millora seleccionada està a punt per convertir-se en un treball que algú pot recollir.
L'equip crea un tiquet Jira per al resultat acordat. No crea un tiquet per a totes les branques del mapa.
Això és el que podria contenir aquest tiquet:
Títol: feu que les invitacions dels companys d'equip siguin accessibles des de la pantalla d'inici de l'espai de treball
Per què això és important: els nous responsables d'espais de treball han tingut problemes per trobar l'opció d'invitació a la configuració. Volem que els responsables puguin iniciar una invitació des de la pantalla d'inici, on ja la busquen.
Abast: afegiu una acció Convida companys d'equip que obre el formulari d'invitació existent per a l'espai de treball actual. Preserveu les regles de permisos i el comportament d'invitació existents.
No inclòs: un flux de configuració nou, correus electrònics de recordatori o canvis en l'experiència d'acceptar una invitació.
Criteris d'acceptació: Incloure els controls acordats a l'apartat anterior.
Context de planificació: enllaça amb el mapa perquè qualsevol persona que treballi en el tiquet pugui veure les observacions, les alternatives i la decisió de l'abast.
Depenent de com funcioni l'equip, el disseny i la implementació poden convertir-se en tasques separades. Dividiu el treball quan això faci més clar la responsabilitat o el lliurament, en lloc de copiar l'estructura del mapa a Jira automàticament.
Una branca organitza el pensament. Un tiquet descriu el treball. No necessiten una relació un a un.
Si la vostra eina de mapes mentals es connecta a Jira, és possible que pugueu crear el tiquet des del node seleccionat i mantenir la connexió visible al mapa. Si no ho fa, podeu crear el tiquet per separat i afegir un enllaç. De qualsevol manera, reviseu el tiquet abans de lliurar-lo: una etiqueta de node curta rarament conté tot el context que algú necessita.
Un cop comenci el lliurament, manteniu l'estat i la responsabilitat a Jira. Utilitzeu el mapa per al problema més ampli, el raonament de la decisió i les preguntes que romanen obertes. Això dóna a cada lloc un propòsit clar i redueix la temptació de mantenir dues llistes de tasques separades.
7. Comproveu si el problema original es va fer més fàcil
Un cop publicat el canvi, l'equip torna a la frase que va escriure anteriorment:
“Els nous responsables d'espais de treball no troben fàcilment on convidar els seus companys d'equip.”
Els responsables nous poden trobar ara l'acció d'invitació sense que se'ls mostri on és? Poden continuar a través del formulari existent? Les converses de suport suggereixen que encara s'està produint la mateixa confusió?
Si l'equip té mesures de producte adequades, també pot veure quants responsables nous d'espais de treball comencen i completen una invitació. Aquests números necessiten context: alguns responsables poden treballar intencionadament sols i altres canvis poden afectar els resultats.
Per a aquesta història de ficció, no necessitem inventar un resultat reeixit. El següent pas útil és observar què passa i afegir aquest aprenentatge al mapa.
Si els responsables troben l'acció però es queden bloquejats més tard, l'equip té un problema més específic per explorar. Si el canvi ajuda, pot decidir si val la pena fer una altra millora.
La petició original era àmplia. El pla resultant està enfocat: un problema clar, una resposta escollida, un abast manejable i una manera de comprovar si ha ajudat.
Això és el que fa que el mapa sigui útil. Porta la conversa des de "hauríem de millorar això" fins a un pas següent acordat, tot mantenint a la vista el raonament i les preguntes sense acabar.
Articles relacionats
Parlem-ne
Tens preguntes sobre aquest article? Parlem dels teus objectius tècnics.